11 modi per aumentare la produttività come imprenditore

Immagina di poter finire ogni giornata lavorativa ed essere soddisfatto di tutto quello che hai portato a termine. Lavorare al massimo delle tue capacità, senza dover rimandare nulla al giorno dopo. In questo articolo, vogliamo darti gli strumenti per fa sì che ciò si avveri, ovvero alcuni consigli per aumentare la produttività, al lavoro e come imprenditore.

Spesso non siamo produttivi come vorremmo per due motivi: abbiamo cattive abitudini che interferiscono con la nostre attività lavorative e siamo reattivi piuttosto che proattivi.

C’è però una soluzione. Possiamo sostituire le nostre cattive abitudini e la nostra reattività con buone abitudini che ci renderanno proattivi e ci riconsegneranno il controllo delle nostre giornate lavorative. Non perdiamo altro tempo, d’altronde è proprio quello che vogliamo evitare, e iniziamo subito con i nostri suggerimenti per aumentare la produttività e diventare il tuo sé migliore e più produttivo al lavoro.

 

Abbiamo scritto questo articolo perché questo è uno dei temi più frequenti nella nostra community di fondatori di startup.
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Svolgi le attività complesse quando hai più energie

Fin da bambini, la scuola ci ha insegnato che la mattina dobbiamo impegnarci e lavorare sodo, stare attenti alle spiegazioni oppure svolgere stressanti verifiche e interrogazioni, un po’ come se di mattina fossimo tutti più svegli e pimpanti. Invece la maggior parte delle volte capita che di arrivare a scuola stanchi e con pochissima voglia di seguire.

Il nostro primo consiglio per aumentare la produttività è quindi il seguente, organizza la tua giornata in base alle tue energie. Se sei una persona che sprigiona tutto il suo potenziale produttivo la sera, riserva le attività complesse per quei momenti. Al contrario se sei mattiniero e la mattina riesci a dare il massimo, non aspettare a svolgere i compiti difficili.

Insomma nessuno meglio di te conosce il tuo corpo, e il primo segreto per aumentare la produttività sta proprio nella conoscenza delle tue abilità e delle tue possibilità.

 

Fai una lista delle cose da fare per il giorno dopo

Le “To Do List”, le liste delle cose da fare, sono preziosi aiuti che possono aumentare la produttività. Ti facilitano l’organizzazione della tua giornata lavorativa, mettono l’accento sulle attività più importanti e, soprattutto, nulla dà soddisfazione più grande di tirare una riga su ciò che hai già fatto e guardare la sera tutto ciò che sei riuscito a realizzare durante la giornata.

Fare (o aggiornare) un elenco delle attività che dovrai svolgere il giorno successivo è un ottimo modo per non perdere tempo di mattina per cercare i compiti che ti aspettano. Potrai così subito metterti a lavoro e portare a casa un’altra giornata soddisfacente e produttiva.

 

Definisci le priorità

Ora che hai fatto la tua lista delle cose da fare, al fine di aumentare la produttività sul lavoro, ti sarà utile definire le priorità, ovvero quali dei tanti compiti che devi svolgere sono più impellenti di altri ed eventualmente eliminare quelli che possono essere trascurati

Ricordati però sempre di scegliere, oltre in base alle scadenze, anche al funzionamento del tuo organismo. Il consiglio numero uno di questa guida è il pilastro su cui si basano tutti gli altri. Scegli il momento della giornata in cui sei in grado di dare il massimo e organizza la tua giornata di conseguenza.

 

Non essere multitasking

Tutti siamo affascinati da quei mega computer che sono in grado di svolgere innumerevoli attività contemporaneamente: mentre elaborano un video possono anche farti modificare una foto senza compromettere in alcun modo la loro fruibilità. Tuttavia anche il computer più potente al mondo soffre del multitasking, banalmente consuma più energia.

Il nostro cervello e il nostro corpo funzionano nello stesso modo: possiamo tranquillamente svolgere più di un’attività contemporaneamente. Tuttavia come per i computer anche il nostro corpo consuma più energia in queste circostanze ma soprattutto la concentrazione, in quanto limitata, deve essere spartita.

Ecco perchè se vuoi aumentare la produttività devi limitare il multitasking. Concentrandoti su un singolo task potrai dare tutto te stesso per svolgerlo, facendolo meglio e mettendoci anche di meno. Così facendo sarai subito pronto per il successivo.

 

Sperimenta software di produttività

Hai mai pensato di aumentare la produttività facendoti dare una mano da software che nascono proprio con questo scopo? Spesso possono rivelarsi molto utili in quanto permettono una più semplice organizzazione della tua giornata lavorativa e offrire uno spazio rapido di condivisione per il tuo team. Inoltre esistono anche numerosi strumenti per lavorare bene in smart working.

Noi per esempio consigliamo tre software:

• Evernote, per la creazione e la gestione delle note;
• Trello, una lista delle cosa da fare 2.0;
• ClickUp, il software che integra in un’unica app tutto ciò che serve per aumentare la produttività.

 

Attento a delegare troppo

Delegare è un’arma a doppia taglio vero la produttività. Potresti infatti essere attratto dal demandare molte delle tue attività, almeno quelle più meccaniche, ad altri componenti del tuo team. Attento però che potresti subire l’effetto opposto all’aumento della produttività.

Spesso capita che delegando ci si ritrovi con ancora più lavoro da svolgere: assegnando ad altri un compito devi supervisionare e controllare che venga svolto nel modo corretto. Così facendo però non stai guadagnando del tempo, lo stai semplicemente impegnando in altro.

Questo però non significa neanche che delegare sia sbagliato, anzi. Delegare può essere la svolta per aumentare la tua produttività. Quello che però necessita cura è a chi decidi di demandare l’attività da svolgere. Solo quando avrai trovato la persona giusta, di cui ti fidi, noterai l’incremento della produttività che cercavi.

 

Elimina le distrazioni

Potrebbe sembrare banale ma uno dei modi migliori per aumentare la produttività a lavoro è quello di eliminare le distrazioni. Quante volte infatti abbiamo il telefono a fianco, lo schermo si accende, vediamo una notifica e mettiamo in pausa il lavoro che stavamo facendo?

Vedremo dopo quanto siano importanti le pause al fine di essere più produttivi tuttavia, essere continuamente attratti e distratti da ciò che ci circonda non aiuta per niente il compimento del nostro lavoro.

La soluzione in questo caso è semplice, basta silenziare le notifiche del tuo telefono oppure puoi creare uno spazio di lavoro che riduca le distrazioni.

 

Prendi delle pause dal lavoro

Mentre le continue distrazioni sono deleterie per la produttività, le pause cicliche sono vitali per aumentarla. Il nostro cervello non può funzionare 8 ore consecutive senza mai prendere una pausa, o meglio lo può fare ma il risultato sarà una mente meno elastica ed efficace.

Per questo motivo noi consigliamo di prendere una pausa da quello che stai facendo almeno una volta ogni 90 minuti, oppure sfruttare la tecnica del pomodoro.

Hai presente quei timer a forma di pomodoro che si usano in cucina per sapere quando un piatto in forno è cotto? Bene, un po’ come durante la preparazione di un piatto che ogni tot minuti deve essere girato per assicurarsi la miglior cottura, lo stesso vale per te.

La tecnica del pomodoro infatti consiste nel prendere una pausa di 5 minuti ogni 25 di attività lavorativa. In poche parole ogni ora lavorerai 50 minuti e 10 invece saranno dedicati ad una piccola pausa che però ti darà la forza per lavorare meglio quando riprenderai.

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Pianifica le chiamate e i meeting

Un enorme aumento della produttività è anche assicurato dalla tua volontà di pianificare le chiamate e i meeting che dovrai svolgere nei prossimi giorni. Così facendo hai la possibilità di silenziare il telefono e ridurre le distrazioni.

Quello che devi fare quindi, è scegliere un momento della tua giornata o della tua settimana dedicato a tutte le chiamate in uscita in modo da dedicare meno tempo a cercare di raggiungere le persone e più tempo a conversazioni produttive.

Se invece stai lavorando a qualcosa che non richiede la tua completa attenzione, sentiti libero di lasciare il telefono acceso e rispondere alle chiamate. Ti evita di dover ricevere una serie di telefonate ma doverle rimandare ad un altro momento. Però ricordati sempre che quando non necessario il telefono è una distrazione.

 

Cerca di essere ottimista

Le persone felici sono più produttive. Molti sono gli esperimenti che dimostrano questa correlazione ed è facile intuire il perchè. Se lavori ad un progetto nel quale credi veramente ti risulterà molto più semplice dedicarci il tuo tempo. Non sarà un obbligo ma un piacere.

Al contrario una persona infelice della sua condizione non può essere altrettanto produttiva perché quello che sta facendo non gli porta nessun beneficio. Ecco perché ci dicono sempre che trovando il lavoro che ami non lavorerai mai un giorno della tua vita.

 

Dormi e prenditi cura di te stesso

Dormire è un altro importantissimo trucco per aumentare la produttività. Riprendendo l’esempio di prima della scuola e del doverci andare di mattino presto, penso che tutti siamo d’accordo col dire che fare una verifica alle 8 del mattino sia inutilmente impegnativo.

Il giusto sonno, di qualità, è un ottimo modo per lavorare meglio e di più. Sappiamo tutti infatti che la privazione del sonno ha effetti negativi sulle nostre prestazioni: riduce la nostra concentrazione, la memoria di lavoro, la capacità matematica e il ragionamento logico. Saranno infatti proprio le attività che richiedono un ragionamento logico a soffrire maggiormente della mancanza di sonno.

Quindi quanto devi dormire? Un adulto necessita mediamente dalle sette alle nove ore a notte per essere completamente riposato. Detto questo sta a te valutare le ore di sonno di cui l’organismo necessita per farti essere il più produttivo possibile il giorno seguente.

Adesso tocca a te. Non ti rimane che mettere in atto tutti questi consigli e aumentare la tua produttività. Buon lavoro!