Come far parlare di un evento: il caso studio delle week di Startup Geeks

Un evento è un’iniziativa pubblica o privata a carattere commerciale, celebrativo, culturale o con finalità di networking per il quale è necessario pensare ad una strategia di comunicazione adeguata per la buona riuscita dell’iniziativa.

In questa breve guida ti spieghiamo come strutturare una comunicazione efficace per il tuo evento e come coinvolgere il pubblico e tutti i partecipanti prima, dopo e durante l’incontro.

In più, parleremo di tre casi studio tutti relativi agli eventi organizzati da Startup Geeks durante i mesi scorsi, così potrai capire meglio come procedere. Sei pronto? Iniziamo!

I dettagli importanti da comunicare

Come per le altre notizie, anche per la promozione di un evento dovrai scrivere un comunicato stampa.

Che sia un evento online o fisico i dettagli importanti da inserire all’interno del comunicato stampa sono sempre gli stessi:

• Chi organizza l’evento e perché
• Quando si terrà l’evento e qual è la durata?
• Dove si terrà l’evento? In caso di incontro fisico, dovrai fornire l’indirizzo mentre se l’evento è online dovrai dare indicazioni circa la piattaforma o il social network utilizzato.
• Le modalità di accesso, l’evento è privato oppure pubblico? Se online, c’è un link per entrare? La partecipazione è gratuita o a pagamento?
• Gli ospiti di interesse
• Quali sono i temi trattati?

Ricorda, puoi aggiungere molte altre informazioni di contorno ma questi sono i dettagli necessari perché la comunicazione sia efficace.

 

Il primo evento di Startup Geeks: la Startup Geeks Summer Week

Vediamo subito il primo caso studio, così ti potrai rendere conto meglio come impostare il comunicato stampa per il tuo evento.

Parte la Startup Geeks Summer Week, la settimana di formazione gratuita sui temi delle startup e dell’imprenditoria.

Dal 15 al 21 Giugno, i fondatori di Startup Geeks, insieme ad alcuni ospiti del tessuto imprenditoriale italiano, racconteranno il mondo delle startup sviluppando diversi contenuti in diretta per dare spunti utili a chi vuole lanciare la propria idea sul mercato

Come puoi vedere dal titolo e dal sottotitolo che abbiamo scritto per il comunicato stampa della Startup Geeks Summer Week, la notizia viene data subito insieme a tutte le informazioni principali.

In altre parole, il titolo e il sottotitolo sono la prima cosa che il lettore vede e per questo devono riassumere, in poche righe, tutto quello che svilupperai nel dettaglio nei paragrafi successivi.

 

Il secondo evento organizzato da Startup Geeks: lo Startup Geeks Oktoberfest

Parliamo, adesso, del corpo del comunicato stampa e per farlo usiamo come esempio la comunicazione fatta per lo Startup Geeks Oktoberfest.

Nei paragrafi successivi al titolo e al sottotitolo, oltre che ad approfondire quello che hai scritto all’inizio, puoi inserire alcuni dati per dare struttura e credibilità alla notizia.

Ovviamente, i dati devono essere recenti, provenire da fonti certe affidabili e andare a supporto dell’obiettivo che vuoi raggiungere con il tuo evento.

Per questo evento abbiamo scritto:

Leggendo l’ultimo report sul lavoro dell’Istat, vediamo come il numero degli occupati nel 2020 ha subito un calo di 470 mila persone, in uno scenario come questo vogliamo trasmettere conoscenza e consapevolezza a coloro che vogliono rivoluzionare la loro vita. Con questa iniziativa, daremo le basi per trasformare la propria idea nel cassetto in un progetto imprenditoriale e quindi crearsi nuove opportunità spiegano Alessio Boceda e Giulia D’Amato, fondatori di Startup Geeks.

In più, se stai organizzando un incontro che non sia la tua prima volta, puoi arricchire il comunicato stampa con i risultati ottenuti dagli eventi passati.

In questo caso, abbiamo scritto:

Un format già proposto nel mese di Giugno con la Startup Geeks Summer Week, settimana di formazione gratuita organizzata da Startup Geeks che ha visto la partecipazione di più di 300 persone connesse ad ogni diretta e un totale di 2.679 iscritti.

 

L’evento più recente organizzato da Startup Geeks: lo Startup Geeks Spring Festival

Come si conclude un comunicato stampa di un evento? Te lo spieghiamo prendendo come esempio la comunicazione lanciata per lo Startup Geeks Spring Festival.

Solitamente, l’ultima parte del documento è molto schematica. Qui dovrai inserire il calendario dell’evento con gli orari e gli ospiti in programma.

Per esempio:

Lunedì, 22 Marzo 

Ore 18:00 – “Testare l’idea di business riducendo i rischi”

Si parlerà del metodo lean startup e di come testare l’idea di business riducendo i rischi attraverso alcuni framework, le interviste ai clienti e la creazione di landing page e di un minimum viable product (MVP).

Ore 19:00 – Intervista a Daniele Ratti, CEO di Fatture in Cloud

Nell’intervista si scoprirà come ha testato la prima soluzione della sua idea di business riducendo i rischi imprenditoriali.

 

Studio mediatico e diffusione del comunicati stampa

Dal punto di vista dello studio mediatico, sono state create tre media list diverse.

Infatti, fare un semplice copia e incolla delle media list precedenti non è consigliabile per vari motivi.

Per prima cosa, l’obiettivo di ogni evento può essere diverso di volta in volta, quindi, fare uno studio dettagliato di chi può essere interessato a quel tipo di iniziativa ti permette di conoscere nuovi giornalisti in target.

Poi, ogni evento si svolge in periodi dell’anno diversi e, proprio perché il mondo dei media non è escluso dalle dinamiche del mercato del lavoro, nuovi giornalisti arrivano, altri se ne vanno o cambiano ruolo, quindi, è sempre importante tenersi aggiornati.

Dopo aver completato la media list, puoi partire con la diffusione.

Al contrario delle notizie standard per le quali un comunicato può essere diffuso per un mese, la diffusione del comunicato stampa di un evento ha una durata di circa una settimana.

Questo perché l’evento si esaurisce velocemente ed è per sua natura una comunicazione lampo che interessa il pubblico solo nei pochi giorni precedenti all’incontro.

 

E dopo l’evento?

Una volta ringraziati tutti i partecipanti e concluso l’incontro, puoi continuare a far parlare dell’evento attraverso la comunicazione dei feedback e dei risultati ottenuti.

A tal proposito, durante l’evento è una buona idea scattare qualche foto, e raccogliere le opinioni dei partecipanti, dal vivo se l’evento è fisico o, in alternativa, con un sondaggio online.

Prenditi un momento per considerare come vuoi che le persone condividano la loro esperienza e magari cattura tutti i contenuti nelle pagine degli eventi del tuo sito web o in una newsletter di ringraziamento.

A questo punto, puoi anche decidere di scrivere un altro comunicato stampa.

Ovviamente, un comunicato stampa si scrive solo se c’è qualcosa da dire, quindi, se l’evento è andato così così evita di sprecare tempo, denaro e fatica in un’altra comunicazione.

Avere dati alla mano è sempre una buona cosa, per esempio, nel comunicato post-Startup Geeks Summer Week abbiamo riportato:

Paolo De Nadai, CEO di OneDay Group, Joshua Priore, CEO di Worldz, Virginia Tosti, co-fondatrice di start2impact, Francesco Inguscio, CEO di Nuvolab e COP, Omar Bragantini, Growth Manager di Marketers Accelerator ed Enrico Pandian, founder di Supermercato24, FrescoFrigo e Checkout Technologies, sono stati gli ospiti dell’evento online a cui hanno partecipato oltre 2200 persone.

In alternativa, puoi chiedere ai partecipanti di condividere una foto o una recensione sui social media. Il loro contenuto è inestimabile e può essere incredibilmente potente.

Coinvolgere i partecipanti anche dopo la fine di un incontro è importante poiché potranno ripresentarsi ai prossimi eventi che organizzerai.

Siamo giunti al termine di questo articolo, ci auguriamo che tu abbia trovato degli spunti interessanti per impostare la giusta strategia di comunicazione per il tuo evento.

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A presto!