Press tour: cos’è, a cosa serve e come organizzarlo

Il Press Tour, detto anche viaggio stampa, è un evento organizzato per promuovere l’offerta di un’azienda, una startup o un personaggio pubblico.

In questo articolo, vedremo cos’è un press tour, a cosa serve e come organizzarlo al meglio.

Iniziamo!

 

Cos’è un press tour

Il Press Tour (detto anche viaggio stampa) è un evento in presenza o online, organizzato per promuovere e diffondere informazioni su un prodotto, un servizio o un progetto.

L’obiettivo è duplice: ottenere una copertura mediatica positiva e riuscire a raggiungere un pubblico più ampio.

Durante un press tour, rappresentanti dei media (giornalisti, blogger, influencer) vengono invitati a partecipare a una serie di incontri, presentazioni, dimostrazioni o visite guidate, volte a fornire informazioni approfondite e opportunità di interviste.

Ma chi si occupa di organizzare questi Press Tour?

Normalmente un Press Tour è organizzato da agenzie specializzate o da Digital PR, che:

• dialogano con i giornalisti;
• scelgono l’approccio giusto, in base alla realtà di cui parlano.

Ok, ma perché dovresti organizzare un Press Tour?

Il Press Tour offre diversi vantaggi, tra cui:

• Copertura Mediatica: potrai far parlare i media della tua azienda e offerta;
• Opportunità di Networking: ti permetterà di conoscere contatti interessanti per far crescere il tuo business;
• Controllo sul messaggio che si vuole comunicare: scegliere come far parlare della tua azienda è fondamentale per posizionarti nel modo giusto;
• Coinvolgimento diretto dei media: è un’occasione unica per attirare nello stesso momento tanti media diversi, per ottenere interviste esclusive.

Ora che abbiamo affrontato i vantaggi del Press Tour, passiamo a un tema fondamentale.

Il Press Tour è adatto a tutte le aziende?

Scopriamolo subito.

 

Press tour: perché è utile per una startup o azienda

Ma il Press Tour serve davvero a una startup o azienda?

La risposta è dipende.

I Press Tour possono, infatti, essere sconsigliati in una serie di situazioni, come:

• se si hanno prodotti e servizi a bassa rilevanza mediatica: se sono poco innovativi potrebbero suscitare poco interesse da parte dei giornalisti;
• se si ha un pubblico di nicchia o limitato: in questo caso, meglio optare per una comunicazione mirata, ad esempio attraverso le Digital PR;
• se si ha un budget limitato è meglio considerare alternative più economiche, come comunicati stampa, o incontri individuali con i media.

Per far sì che un Press Tour abbia senso e sia utile è necessario, prima di tutto, che ciò che vende la startup sia un prodotto o un servizio B2C.

Facciamo qualche esempio.

1. Una startup che vuole lanciare un nuovo prodotto innovativo, potrebbe organizzare un press tour.

Lo scopo?

Consentire ai media di sperimentare il prodotto di persona, scoprirne le funzionalità e comprendere il suo impatto sul settore.

2. Una startup che ha ricevuto riconoscimenti o premi significativi nel proprio settore, potrebbe organizzare un Press Tour.

L’obiettivo sarebbe condividere con i media:

• l’entusiasmo e la gratitudine;
• le motivazioni del premio;
• gli obiettivi raggiunti;
• le prossime tappe del suo sviluppo.

3. Anche il/la founder di una startup che vuole lanciare un nuovo libro potrebbe pianificare un press tour.

• Durante un Press tour, infatti, si possono organizzare tante attività per aumentare la visibilità e le vendite del libro: presentazione del libro;
• partecipazione a letture pubbliche;
• firmacopie;
• concessione di interviste.

Da questi esempi si può notare che gli aspetti determinanti per un Press Tour efficace sono:

• il prodotto o servizio devono essere di facile fruizione;
• si devono promuovere prodotti, servizi o progetti ad alta rilevanza mediatica;
• i fondatori o il team di comunicazione dell’azienda deve essere disponibile a rispondere a qualsiasi tipo di domanda o curiosità dei media.

Se la tua startup o azienda si trova in una di queste situazioni, allora puoi iniziare a pensare di organizzare un Press Tour.

Ma come si fa?

Vediamolo ora.

 

Come organizzare un press tour

Organizzare un Press Tour richiede una pianificazione accurata e un’attenta gestione dei dettagli.

Ecco alcuni passi da seguire per organizzare un press tour efficace.

 

#1 – Definisci gli obiettivi

Stabilisci prima di tutto gli obiettivi del tuo press tour.

Cosa desideri ottenere attraverso il tour?

Determina se l’obiettivo è:

• creare consapevolezza;
• generare copertura mediatica;
• presentare un nuovo prodotto o servizio, o altro.

Questo ti aiuterà a guidare la pianificazione e l’esecuzione del tour.

 

#2 – Identifica il target di giornalisti

A questo punto, identifica i giornalisti e i media da invitare al press tour.

Ricerca, in particolare, coloro che si occupano del tuo settore o che potrebbero essere interessati a ciò che hai da comunicare.

Valuta la loro portata, credibilità e rilevanza per il tuo pubblico target.

 

#3 – Scegli le date, la durata, e l’itinerario

Un aspetto fondamentale è, poi, determinare le date e la durata del press tour.

Per farlo, tieni conto di questi fattori:

• la disponibilità dei giornalisti;
• eventi o occasioni rilevanti nel tuo settore;
• tempo necessario per una pianificazione accurata del Press Tour.

Stabilita la data e la durata, definisci anche l’itinerario, che dovrebbe includere tutte le tappe e una previsione delle tempistiche di ciascuna.

 

#4 – Crea un programma dettagliato

Il prossimo passo è preparare un programma dettagliato per il Press Tour.

Nello specifico, dovrai determinare:

• quali attività, presentazioni, dimostrazioni o visite saranno incluse;
• in quale ordine verranno svolte.

Assicurati anche di pianificare il tempo sufficiente per domande, discussioni e interazioni con i media.

 

#5 – Invia gli inviti stampa

Elemento chiave di un Press Tour è l’invito stampa.

L’invito stampa è il primo contatto che i media ricevono riguardo l’evento.

Per questo, è fondamentale nella pianificazione e promozione di un Press Tour.

Si tratta di un potente strumento di comunicazione che ti consente di:

• raggiungere i giornalisti;
• presentare il tuo evento in modo accattivante;
• invogliare i media a partecipare all’evento;
• influenzare la copertura mediatica.

Un invito ben realizzato può fare la differenza nel coinvolgimento dei media e nella buona riuscita dell’evento.

Ma come scrivere un invito stampa?

Ci sono diversi modi per farlo e, tra questi, i più comuni sono:

• Un’email breve in cui vengono specificati l’occasione, la data e il luogo;
• Un’email di testo che contenga tra gli allegati un invito vero e proprio (ad esempio una locandina);
• Oppure un’email di testo che oltre all’invito stampa, alleghi il comunicato stampa se si pensa che l’invito non dica abbastanza della startup.

Se vuoi creare un invito stampa autonomamente, per semplificarti il lavoro, ecco a te un template che puoi seguire.

Oggetto: [Nome Startup] offre un’esperienza per [Descrizione breve, chiara e concisa dell’esperienza].

 

Buongiorno [Nome Cognome],

[Nome Startup], che si occupa/permette/offre [Descrizione dell’attività], ti invita alla sua esperienza [Brevissima descrizione di cosa si farà all’evento] il [Data e ora dell’evento].

In caso accettassi [Descrivi i vantaggi che i media otterrebbero qualora accettassero].

I/Il fondatori/e della startup, [Nome del fondatore/i], racconteranno poi il progetto, la missione e gli obiettivi per il futuro della loro impresa.

 

Spero tu possa accettare questo invito e ti chiedo di farmelo sapere entro questa settimana così da iniziare l’organizzazione.

In caso di conferma, [Specifica le informazioni e dati che ti servono ai fini di procedere all’organizzazione].

Se volessi maggiori dettagli, non esitare a contattarmi.

 

Un caro saluto e buon lavoro,

[nome cognome].

Nel caso tu voglia avere il modello sempre con te, puoi scaricarlo da questo file appositamente creato.

Tieni presente che si tratta di un template generico, che dovrebbe essere adattato in base alla situazione.

Se hai dubbi su come personalizzarlo, puoi affidarti a noi di Startup Geeks.

Offriamo un servizio di Digital PR che aiuta startup, PMI e aziende a diffondere notizie aziendali.

Ci occuperemo noi di tutti gli step, dalla creazione dell’invito stampa all’organizzazione completa del Press Tour.

Ma ora torniamo alla nostra pianificazione del Tour…

 

#6 – Prepara i materiali

Dopo aver mandato tutti gli inviti stampa, è tempo di preparare tutti i materiali necessari per il press tour, come:

• presentazioni;
• brochure;
• campioni di prodotti;
• documenti informativi.

Assicurati di avere materiali sia stampati che digitali.

Inoltre, prepara le risposte alle domande frequenti, e fai in modo di fornire informazioni aggiuntive rilevanti per i media.

 

#7 – Occupati della logistica

Siamo arrivati agli aspetti più operativi.

Devi organizzarti anche di tutti gli aspetti logistici del Press Tour, come:

• il trasporto;
• l’alloggio;
• le prenotazioni dei locali per gli eventi;
• il catering;
• e altri servizi necessari.

Assicurati di coordinare gli orari e le prenotazioni in modo da garantire che tutto si svolga senza intoppi.

 

#8 – Effettua una valutazione finale

Una volta finito il Press Tour, è tempo di feedback.

In particolare, ti consigliamo di dedicarti alle seguenti attività:

• Fai una valutazione del Press Tour per raccogliere feedback e misurare i risultati rispetto agli obiettivi prefissati;
• Analizza la partecipazione dei media, la copertura mediatica ottenuta e l’efficacia complessiva del tour.
• Invia ringraziamenti personalizzati ai giornalisti e media che hanno partecipato, così dimostrerai apprezzamento per il loro tempo e impegno;
• Potresti anche utilizzare il materiale raccolto durante il tour per creare contenuti aggiuntivi, ad esempio articoli, foto o interviste per coinvolgere un pubblico più ampio.

 

#9 – Assistenza prima, durante e dopo il Press Tour

L’ultimo elemento da considerare sono le relazioni con i media.

Partiamo da un presupposto.

Il rapporto che si va a creare con i giornalisti, quando si organizza un Press Tour, è leggermente diverso da quando si diffonde un comunicato e basta.

Durante il press tour, infatti, è importante comunicare ai giornalisti che hanno il supporto necessario.

Come?

Ecco alcuni suggerimenti:

• puoi offrire informazioni aggiuntive e chiarimenti;
• potresti suggerire aneddoti, storie o curiosità per rendere il racconto interessante;
• dovresti anche monitorare attentamente gli invitati, gestire imprevisti e veicolare informazioni chiave;
• è essenziale poi inviare una mail di promemoria prima dell’evento e un follow-up dopo, assicurandoti che i partecipanti abbiano le informazioni e il materiale necessario per i loro articoli.

E con questo si concludono tutte le fasi del Press Tour.

Passiamo ora a una questione spinosa: quali media dovresti invitare al tuo Press Tour?

 

Chi invitare al Press tour?

La scelta dei media da invitare a un press tour è di fondamentale importanza.

Perché da questa decisione potrebbe dipendere infatti la buona riuscita dell’attività.

Per questo, occorre fare ricerche approfondite sui giornalisti e prendere in considerazione una combinazione di testate (nazionali e locali, media online e tradizionali, giornalisti influenti e blogger specializzati).

Per selezionare i partecipanti al press tour, tieni conto di questi fattori:

• devono essere dello stesso settore in cui opera la startup, in modo da assicurarsi che siano interessati a ciò che la startup ha da offrire;
• devono godere di una certa reputazione e credibilità;
• devono avere uno stile di scrittura affine (l’angolazione, il punto di vista, il tone of voice);
• non sottovalutare le relazione personali. Se hai già stabilito delle relazioni con alcuni media del tuo settore, invitali, in quanto è probabile un maggiore coinvolgimento da parte loro.

Tali aspetti valgono principalmente per un press tour in presenza, ma risultano altrettanto importanti anche per i press tour online.

Per i Press Tour in presenza, inoltre, è importante decidere quali giornalisti far viaggiare insieme, a seconda della loro specializzazione e anche della loro personalità: l’obiettivo è creare armonia.

E per i Press Tour online?

Questo problema passa in secondo piano, ma rimane sempre valida la regola di evitare tensioni e malumori nel gruppo e far sentire tutti a proprio agio.

Sia un Press Tour in presenza che uno online hanno i loro vantaggi e svantaggi, e la scelta dipenderà da:

• esigenze;
• budget;
• obiettivi della tua azienda.

In alcuni casi, può essere utile combinare entrambe le modalità per massimizzare l’impatto e coinvolgere un pubblico più ampio.

 

Esempio di Press tour: il caso studio di Lucus

Con il nostro servizio di Digital PR, abbiamo organizzato un Press Tour per Lucus.

Questo viaggio stampa ha dato la possibilità alla startup di farsi conoscere e attirare l’attenzione di diversi media e, di conseguenza, di venir citati da diverse testate.

Ma cos’è Lucus?

Lucus è una piattaforma di live streaming che permette di partecipare a visite guidate virtuali e in diretta, grazie alla presenza di guide turistiche sul posto.

Si tratta di un vero è proprio live tour, disponibile in varie lingue, che porta i viaggiatori per le strade e i siti culturali delle città di tutto il mondo, in modo virtuale.

E, proprio come accade durante una visita dal vivo, con i live tour è possibile interagire con la guida turistica, chiedendo curiosità e approfondimenti.

Nel caso di Lucus, dunque, organizzare il Press Tour significava dare la possibilità ai media di provarlo e testarlo in prima persona, in quanto Il protagonista assoluto del press day deve essere ciò che viene presentato.

Per ottimizzare al meglio il Press Tour, abbiamo deciso di allegare all’invito stampa un comunicato stampa che spiegava com’era nata la startup (ancora emergente) e perché.

Di seguito riportiamo l’esempio di oggetto che abbiamo scelto di utilizzare per il press tour di Lucus:

[invito stampa] Scoprire il mondo con la startup italiana Lucus: invito per visitare Mosca e Tokyo.

Attraverso il press tour, Lucus ha avuto la possibilità alla startup di farsi conoscere e attirare l’attenzione di diversi media e, di conseguenza, di venir citati da diverse testate.

Hanno parlato di Lucus:

• Testate verticali che trattano temi economici e finanziari e che danno spazio alle realtà emergenti come Business Insider;
• Testate verticali più orientate al lifestyle e alla cultura, come Social Up ed altre a tema Innovazione, come Tiscali Innovazione;
• Testate più autorevoli che trattano temi di costume, moda e tendenze come Vanity Fair;
• Pubblicazione cartacea sul settimanale Panorama, nella sezione tecnologia.

Bene!

Con quest’ultimo approfondimento, non abbiamo altro da dire sul Press Tour.

A questo punto, puoi decidere di organizzare un Press tour in autonomia, dedicando tempo a preparare l’evento, ascrivere gli inviti stampa e i comunicati stampa e a gestire gli invitati.

Oppure puoi richiedere il supporto del nostro servizio di Digital PR, che si occuperà di organizzare tutti gli aspetti del tuo Press tour.

In questo modo, potrai risparmiare tempo da dedicare alla crescita del tuo business e, allo stesso tempo, promuovere la tua startup sui media italiani.

Siamo giunti al termine di questo articolo, speriamo ti sia piaciuto!

Grazie per l’attenzione,

A presto.